Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke

Persoonsgegevens, doelen en grondslagen

Contactformulier en e-mail

• Gegevens: naam, e-mailadres, onderwerp, bericht en eventuele gegevens die u zelf in het bericht zet.
• Doel: uw vraag of bericht beantwoorden en de communicatie daarover afhandelen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar het bericht gaat over deelname of inschrijving, uitvoering van de deelnameafspraak of voorbereiding daarop.

Inschrijving en deelname

• Gegevens: naam en deelnamegegevens van het kind, contactgegevens van ouder(s) of verzorger(s), bereikbaarheidsgegevens en gegevens die nodig zijn voor organisatie, begeleiding of veiligheid.
• Doel: inschrijving verwerken, deelname organiseren, ouder(s) of verzorger(s) bereiken en veiligheid of begeleiding tijdens Huttendorp de Meent mogelijk maken.
• Grondslag: uitvoering van deelname, gerechtvaardigd belang en, voor bijzondere of extra gevoelige gegevens die u zelf verstrekt, toestemming.

Foto’s en verwijderverzoeken

• Gegevens: foto, foto-ID, fotonaam, jaar, mapgegevens, e-mailadres van de aanvrager, toelichting, status van het verzoek en de gekoppelde inschrijflijstmatch.
• Doel: foto’s tonen, verwijderverzoeken controleren, beoordelen en afhandelen.
• Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang voor het tonen van foto’s, gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting voor het behandelen van privacyverzoeken.

FAQ-chatbot

• Gegevens: de vraag die u invoert, het antwoord, technische metadata en, als u die zelf in de vraag zet, persoonsgegevens in de vraag.
• Doel: vragen over Huttendorp de Meent beantwoorden en eerder gegeven antwoorden kunnen hergebruiken.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang om bezoekers te helpen met praktische informatie.

Beheeromgeving en beveiliging

• Gegevens: Google-profielgegevens van beheerders, sessiegegevens, IP-adres, browserinformatie, loggegevens en uploadgegevens.
• Doel: inloggen, beheer van de website, opslag van bestanden, beveiliging, misbruikpreventie en foutoplossing.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang om de website veilig te beheren.

Ontvangers en verwerkers

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door of gedeeld met de volgende ontvangers of categorieën ontvangers, voor zover dit nodig is voor de hierboven genoemde doelen:

• Bestuur, organisatie, vrijwilligers of beheerders van Stichting Huttendorp de Meent die de gegevens nodig hebben voor hun taak.
• Hosting-, database-, sessie-, e-mail- en opslagdiensten, waaronder MongoDB, Resend, Vercel Blob en Google Drive/Sheets.
• Google voor Google-login, Google Drive, Google Sheets en Google Fonts.
• OpenAI wanneer de FAQ-chatbot wordt gebruikt.
• Meta wanneer onderdelen van Instagram of Facebook op de website worden geladen.
• Overheidsinstanties of toezichthouders wanneer dat wettelijk verplicht is.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat alleen voor zover daarvoor een passend mechanisme bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

Bewaartermijnen

• Contactberichten: zolang nodig voor beantwoording en afhandeling.
• Inschrijvings- en deelnamegegevens: zolang nodig voor organisatie, uitvoering, nazorg, verantwoording en eventuele vragen na de betreffende editie.
• Administratieve gegevens: zolang nodig volgens wettelijke bewaarplichten.
• Foto’s: zolang deze worden gebruikt voor terugblik of communicatie, tenzij verwijdering nodig is of een verzoek wordt goedgekeurd.
• Verwijderverzoeken: zolang nodig om het verzoek, de beslissing en eventuele opvolging te kunnen aantonen.
• Chatbotcache, sessies en loggegevens: zolang nodig voor werking, beveiliging, foutoplossing en beheer.

Rechten van betrokkenen

U heeft, voor zover de AVG dat toestaat, de volgende rechten:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
• intrekken van toestemming, zonder dat dit gevolgen heeft voor verwerking die al rechtmatig was vóór intrekking;
• een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en vergelijkbare technieken

• Noodzakelijke cookies: de website gebruikt sessiecookies voor inloggen, beveiliging en werking van de beheeromgeving.
• Externe inhoud: Google Fonts, Instagram- en Facebook-onderdelen kunnen bij het laden gegevens ontvangen, zoals IP-adres, browsergegevens en cookiegegevens.

Automatische besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft. Bij fotoverwijderverzoeken kan het opgegeven e-mailadres automatisch worden gecontroleerd met gekoppelde inschrijflijsten. De organisatie beoordeelt het verzoek daarna zelf.

Verplicht of noodzakelijk verstrekken van gegevens

• Voor het contactformulier zijn naam, e-mailadres, onderwerp en bericht nodig om te kunnen reageren.
• Voor een fotoverwijderverzoek is een e-mailadres nodig om het verzoek met een inschrijving te kunnen controleren.
• Voor deelname zijn inschrijvings- en bereikbaarheidsgegevens nodig om deelname te kunnen organiseren.
• Voor beheer is Google-login nodig om toegang te controleren.

Bronnen van persoonsgegevens

• Gegevens die u zelf invult via formulieren, e-mail of de chatbot.
• Gegevens uit gekoppelde inschrijflijsten in Google Sheets.
• Foto’s en fotometadata uit Google Drive.
• Google-profielgegevens bij inloggen in de beheeromgeving.
• Technische gegevens die automatisch ontstaan bij gebruik van de website.

Contact over privacy

Vermeld bij een privacyverzoek duidelijk waar het verzoek over gaat en welk e-mailadres of welke inschrijving daarbij hoort.